Utilisez les Factures Square pour obtenir le paiement des biens et services que vous fournissez depuis votre Tableau de bord Square en ligne, l’application Factures Square ou un appareil mobile pris en charge.

Remarque : Consultez notre guide des meilleures pratiques pour les Factures Square.

Frais liés aux Factures Square

Vous pouvez envoyer autant de factures que vous le souhaitez, moyennant des frais fixes de 2,9 % + 30 ¢. Les frais sont appliqués au moment du paiement de la facture par votre client par carte de crédit ou par carte de débit comarquée Visa.

Si vous utilisez la fonction Cartes enregistrées pour enregistrer les cartes de paiement de votre client, vous devrez payer des frais légèrement plus élevés de 3,4 % + 15 ¢ lorsqu’une carte enregistrée est utilisée pour payer une facture.

Créer des factures en ligne

  1. Consultez la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Créer une facture.
  2. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou saisissez un nouveau nom et une nouvelle adresse courriel. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
  3. Ajoutez un intitulé de facture (facultatif) et modifiez le nº de facture pour que l’information concorde avec celle de vos dossiers.
  4. Ajoutez un message personnel. Si vous souhaitez utiliser le même message pour toutes vos factures, sélectionnez Enregistrer comme message par défaut.
  5. Sous Mode de facturation, indiquez si vous voulez envoyer la facture au client par courriel ou envoyer manuellement un lien vers votre facture. Si le client dispose déjà d’une carte de paiement enregistrée dans son profil, vous avez la possibilité de la sélectionner dans ce menu.
  6. Sélectionnez la fréquence de la facture. Vous pouvez l’envoyer de façon unique ou récurrente. Si vous créez une série de factures récurrentes, sélectionnez les dates de début et de fin, ainsi que la fréquence et les dates d’échéance.</li>
  7. Sélectionnez des articles, puis appliquez des options, des notes et des taxes en cliquant sur Personnaliser.
  8. Ajoutez les remises, s’il y a lieu :
    • Pour appliquer une remise à une facture au complet, cliquez sur Ajouter une remise.
    • Pour ajouter une remise à un article en particulier, cliquez sur Personnaliser à côté de l’article. Remarque : Seules les remises sous forme de pourcentage fixe peuvent être appliquées à un article. Vous devez [configurer les taxes}(https://squareup.com/help/article/5061) et créer des remises avant de les ajouter à une facture.
  9. Cliquez sur Envoyer pour envoyer une facture unique ou sur Programmer pour créer une série de factures récurrentes. Si vous débitez la carte de paiement enregistrée d’un client, sélectionnez une carte de paiement dans la liste déroulante sous Méthode de facturation, sélectionnez ensuite la date à laquelle la carte sera débitée, puis Programmer ou Facturer pour l’envoyer immédiatement.

    Remarque : avant d’envoyer votre facture, sélectionnez Aperçu dans le coin supérieur droit pour afficher votre facture telle que votre client la verra. Vous pouvez également sélectionner Enregistrer l’ébauche pour enregistrer la version actuelle afin de la retravailler plus tard ou de vous en servir comme modèle à dupliquer et envoyer quand vous le souhaiterez.

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    Les destinataires peuvent payer une Facture Square avec une carte de crédit ou avec une carte de débit comarquée Visa acceptée. Vous et votre client recevrez un courriel de confirmation une fois la facture réglée.

    Ajouter des pièces jointes à des factures

    Vous pouvez ajouter directement une pièce jointe, comme un contrat ou des images à votre Facture Square. Ainsi, votre client aura accès à tous les renseignements d’achat à un seul endroit.

    1. Lorsque vous créez une facture, cliquez sur Ajouter des pièces jointes pour téléverser des documents ou des images à partir de votre ordinateur.

      Remarque : Les fichiers d’image et les PDF peuvent être téléversés avec un maximum de dix fichiers combinés d’une taille ne dépassant pas 25 MO. Vous pouvez téléverser les fichiers de type PDF, PNG et JPG.

    2. Vous pouvez ajouter les pièces jointes une à la fois ou supprimer les pièces jointes téléversées en cliquant sur X.
    3. Cliquez sur Envoyer. Si vous appliquez un achat à une carte de paiement qui figure au dossier du client, sélectionnez une carte de paiement à partir de la liste déroulante sous Paiement, puis sélectionnez la date à laquelle la transaction sera effectuée, puis Facturer.

    Note : Pour le moment, il n’est pas possible d’ajouter des pièces jointes aux séries de factures récurrentes.

    Avant d’envoyer votre facture, sélectionnez Prévisualiser (dans le coin supérieur droit) pour afficher la facture telle que votre client la verra. Vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer l’ébauche afin de poursuivre la création de la facture plus tard.

    N’utilisez pas cette fonction pour téléverser des renseignements médicaux personnels, du contenu illégal ou du contenu qui enfreint les Conditions d’utilisation de Square. Le contenu que vous téléversez peut être vérifié et utilisé par Square lorsqu’une rétrofacturation est contestée.

    Créer une estimation

    Factures Square permet l’envoi d’une estimation. Une fois qu’elle est acceptée, vous pouvez rapidement la convertir en facture pour être payé rapidement.

    Pour commencer :

    1. Consultez la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
    2. Cliquez sur Estimations dans le menu latéral, puis sélectionnez Créer une estimation.
    3. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou saisissez un nouveau nom et un nouveau courriel. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
    4. Ajoutez un intitulé (facultatif) et modifiez le Nº de facture pour que l’information concorde avec celle de vos dossiers.
    5. Ajoutez un message personnalisé.
    6. Sélectionnez la date d’envoi et la date d’expiration de cette estimation. Les choix incluent immédiatement, dans sept, quatorze ou trente jours, ou à la fin du mois.
    7. Sélectionnez les articles, appliquez les options et les taxes, et entrez des remarques.
    8. Cliquez sur Ajouter une remise pour en appliquer une à la totalité de la facture.

    Pour télécharger un fichier de vos estimations en format CSV, cliquez sur Exporter dans l’onglet Estimations.

    Remarque : Les estimations n’apparaîtront pas en tant que transaction dans vos rapports. Une estimation n’implique aucun transfert de fonds et devrait uniquement servir à fournir une estimation du coût et de la portée d’un service offert.

    Les estimations sont actuellement offertes dans l’application de facturation en version bêta. Pour télécharger cette application, visitez la Communauté des vendeurs.

    Conversion d’une estimation en facture

    Une fois une facture acceptée par l’acheteur, le vendeur doit la convertir pour se faire payer. Après avoir envoyé une estimation, sélectionnez-la pour en consulter les détails, puis cliquez sur Plus et sur Convertir en facture.

    Ajouter des rappels automatiques aux factures

    Activez les rappels automatiques pour vos clients si la date d’échéance d’une facture approche ou est dépassée.

    1. Durant le processus de création d’une facture, défilez jusqu’à Plus d’options > et cochez Programmer des rappels de paiement pour cette facture. Par défaut, un rappel sera transmis automatiquement un jour après et trois jours après la date d’échéance.
    2. Pour programmer des rappels personnalisés, cliquez sur Modifier les rappels.
    3. Modifiez les deux options par défaut et cliquez sur Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.

    En savoir plus sur les paramètres de notification de Factures Square.

    Demander l’adresse de livraison du client

    Lorsque vous envoyez une facture par l’intermédiaire de votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez choisir de récupérer l’adresse de livraison de votre client.

    Pour ce faire, sous Plus d’options sur la page des détails de la facture, sélectionnez Demander une adresse de livraison.

    Lorsque votre client recevra sa facture, il aura la possibilité de saisir son adresse de livraison privilégiée sous les champs de paiement. Une fois transmise, son adresse figurera avec les informations de paiement de la facture.

    Programmer une facture

    Si vous désirez programmer une facture à envoyer à une date ultérieure, suivez les étapes 1 à 4 dans la section Créer des factures en ligne, puis faites ce qui suit :

    1. Sélectionnez Envoyer la facture par courriel.
    2. Dans le champ Envoyer, choisissez la date d’envoi de la facture, puis sélectionnez l’échéance du paiement.
    3. Terminez la facture et sélectionnez Calendrier ou Enregistrer l’ébauche.

    Remarque : Si vous choisissez Enregistrer l’ébauche, votre facture programmée ne sera pas automatiquement envoyée, et vous devrez sélectionner l’option Calendrier pour déterminer le moment de son envoi.

    Les factures programmées sont automatiquement envoyées à votre client à 10 h (dans votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée. Vous recevrez un courriel de notification une fois la facture réglée et les fonds seront déposés sur votre compte bancaire selon votre calendrier des dépôts.

    Créer une série de factures récurrentes

    Si vous avez besoin de configurer des paiements récurrents pour vos clients, vous pouvez le faire avec les Factures Square.

    Voici comment faire :

    1. Consultez la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
    2. Cliquez sur Récurrentes, puis sur Créer une série récurrente.
    3. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou saisissez un nouveau nom et une nouvelle adresse courriel. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
    4. Si le client dispose déjà d’une ou de plusieurs cartes de paiement enregistrées dans son profil, sélectionnez celle sur laquelle les paiements récurrents seront imputés sous Méthode de facturation. S’il ne dispose pas d’une carte de paiement enregistrée, cochez la case à côté de l’option Autoriser le client à enregistrer sa carte. Il a ainsi la possibilité d’enregistrer sa carte de paiement en toute sécurité.
    5. Sélectionnez la date de début, la fréquence de récurrence et la date de fin.
    6. Saisissez les détails de la facture, y compris toute remise.
    7. Cochez la case Autoriser les pourboires au bas de la page, le cas échéant.
    8. Cliquez sur Programmer ou sur Facturer pour l’envoyer immédiatement.

    Si vous programmez un paiement récurrent pour une date ultérieure en utilisant la fonction « Carte enregistrée », la carte de votre client sera automatiquement débitée à 10 h (heure de votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée.

    Il est à noter que si la carte enregistrée est remplacée et qu’une facture récurrente est émise au client, vous devrez modifier cette série de factures de sorte que la nouvelle carte soit débitée.

    Enregistrer une carte de paiement pour des paiements de factures

    Avec la fonction Cartes enregistrées, enregistrez les cartes de paiement des clients dans votre Répertoire de clients, traitez immédiatement les paiements de factures et faites-vous payer plus rapidement. L’enregistrement d’une carte enregistrée est pratique lorsque vous utilisez des factures récurrentes ou envoyez plusieurs factures au même client.

    Il y a deux façons d’enregistrer une carte bancaire :

    Conformité de la TPS

    Une fois le paiement d’une facture Square effectué, votre client reçoit également un reçu de paiement. Lorsque vous vendez des articles à une autre entreprise, vous pourriez être tenu de fournir des renseignements précis dans le champ Notes afin que la facture Square soit conforme aux obligations en matière de TPS :

    • La dénomination sociale ou le nom commercial de l’entreprise du fournisseur ou le nom d’un intermédiaire
    • Le numéro d'entreprise (NE) du fournisseur ou de l’intermédiaire
    • Votre nom ou nom commercial ou encore le nom de l'agent ou représentant autorisé
    • Conditions de paiement

    Source : Agence du revenu du Canada

    Nous veillons à ce que les factures Square soient conformes, mais aucun échéancier n’a été établi pour le moment. La section Factures Square peut être utilisée conjointement avec le produit d’un autre fournisseur de factures, ou en incluant les renseignements ci-dessus dans le champ Notes de Factures Square afin que la TPS soit appliquée aux factures produites pour la vente réalisée auprès d’une autre entreprise.