Avec la Gestion des employés de Square, vous pouvez créer des codes confidentiels pour permettre à vos employés d’accéder à l’application Square sur un appareil partagé associé à un point de vente de votre entreprise. Grâce aux codes confidentiels, vos employés peuvent pointer à leur arrivée/départ, disposer d’autorisations d’employés personnalisées, et accepter des paiements qui apparaîtront sur leur rapport de suivi des ventes par employé.

Activer l’option Gestion des employés dans l’application Square

Lorsque la fonctionnalité Gestion des employés est activée, vous disposez de quelques options pour appliquer l’accès par code confidentiel depuis la section Paramètres et Gestion des employés de l’application Square.

Sous Exiger le code confidentiel de l’employé, sélectionnez :

  • Jamais : Ce paramètre permet aux employés d’accéder à toutes les sections et à tous les paramètres de l’application Square.
  • Applicable uniquement aux actions limitées: Ce paramètre permet à tout utilisateur de l’application Square d’encaisser des paiements sans code confidentiel, mais demande un code pour les actions à accès restreint définies dans votre Tableau de bord Square.
  • Toujours: Ce paramètre exige l’utilisation d’un code confidentiel d’employé en tout temps. Si vous sélectionnez cette autorisation, vous devrez décider s’il y aura une limite de session inactive et, le cas échéant, déterminer sa durée.

Créer un nouveau code confidentiel d’employé pour la Solution PDV

  1. Dans la section Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom de l’employé.
  2. Sous Autorisations, cliquez sur Autorisations des employés pour créer le premier code confidentiel d’un employé ou sur Modifier pour réinitialiser un code confidentiel. Sélectionnez ensuite un rôle d’employé existant ayant accès à la solution PDV partagée.
  3. Saisissez ou Créez un code confidentiel pour cet employé et appuyez sur Enregistrer.

Remarque : Veillez à noter ce code confidentiel dans vos dossiers et à le communiquer à votre employé. Les codes confidentiels sont uniques et chacun est affecté à un seul employé. C’est ce qui lui permettra d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente au moyen d’un code d’appareil.

En savoir plus sur la création des rôles d’autorisation des employés.

Se connecter ou se déconnecter avec un code confidentiel d’employé à la Solution PDV

  1. Dans l’application Square, connectez-vous en saisissant votre code confidentiel sur le pavé numérique.
  2. Lorsque vous êtes connecté, vos initiales apparaissent en bas à droite sur une tablette et en bas du menu de navigation sur un téléphone intelligent.
  3. Pour vous déconnecter, touchez vos initiales.

Lorsque vos employés utilisent des codes confidentiels, vous pouvez définir la durée pendant laquelle ils peuvent rester inactifs avant d’être déconnectés. Pour cela, accédez au menu Gestion des employés dans les Paramètres de l’application Square, puis sélectionnez l’option de déconnexion souhaitée sous Exiger le code confidentiel de l’employé.

Désactiver les codes confidentiels d’employés dans votre application Solution PDV

Une fois l’option Gestion des employés activée dans votre application Solution PDV, vous pouvez la désactiver à tout moment.

  1. Dans la barre de navigation, touchez l’icône : <img src=“https://dk3tkp298wpu.cloudfront.net/assets/492fbf4444dc8d9cf29.png” alt=“Trois lignes horizontales” />
  2. Touchez Paramètres, puis Gestion des employés
  3. Sous Exiger le code confidentiel de l’employé, sélectionnez Jamais.

Activer l’accès à la Solution PDV en tant qu’invité

L’accès à la Solution PDV en tant qu’invité permet à vos employés d’accepter des paiements en étant connectés à votre compte, mais sans code confidentiel. Pour définir des autorisations d’accès en tant qu’invité :

  1. Accédez à la section Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, puis à Autorisations.
  2. Sous Accès à la Caisse en tant qu’invité, cliquez sur Configuration, puis sélectionnez les autorisations à accorder aux invités. Si un employé acceptant des paiements en tant qu’invité essaie d’accéder à une section que vous n’avez pas sélectionnée, il devra saisir un code confidentiel de responsable pour pouvoir continuer.
  3. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Lorsque l’accès à la Solution PDV en tant qu’invité est activé, votre compte s’ouvre automatiquement en mode Invité lorsque vous vous connectez. Vous devrez saisir un code confidentiel pour accéder aux zones à accès limité.