Vous adorez vos clients, mais s’il est une chose que vous détestez, c’est planifier des rendez-vous ! Il est vrai que cela a le don de taper sur les nerfs de beaucoup de monde. Cependant, cela se comprend parfaitement, surtout lorsque l’on pense à quel point vérifier sa messagerie, se précipiter sur le téléphone, remplir les créneaux libres et déplacer des rendez-vous sont des activités chronophages.
Toutefois, la gestion des rendez-vous ne doit pas nécessairement être aussi compliquée. Voici quelques conseils utiles pour faire de la planification de rendez-vous une activité moins stressante pour vous et vos clients.
Démarrer avec Rendez-vous Square.
Un logiciel de planification pour développer vos activités.
Proposez la réservation en ligne.
De nos jours, tout se fait en ligne, qu’il s’agisse de réserver un cours de spinning ou de payer son loyer. Les utilisateurs y sont à ce point habitués que si cette option n’est pas proposée, cela peut les mettre de mauvaise humeur.
Bonne nouvelle : Avec Rendez-vous Square, vos clients peuvent planifier des rendez-vous 24h/24 et 7j/7, ce qui leur évite (et, par la même occasion, à vous aussi), le très désagréable « chassé-croisé » téléphonique. L’application Rendez-vous Square pour iPhone vous permet, en outre, de consulter, d’accepter et ou de modifier vos rendez-vous où que vous soyez.
Intégrez votre point de vente.
Utilisez une application de planification en ligne qui est également une solution PDV complète avec traitement des paiements afin de pouvoir prendre soin de vos clients, et de gérer vos activités et vos paiements de manière centralisée. Pouvoir gérer les paiements dans votre application Rendez-vous vous permet de gagner du temps, de rester organisé et d’améliorer l’expérience client.
Soyez honnête au sujet des tarifs et des politiques d’annulation.
Les clients veulent une vision claire des prestations qu’ils sont en droit d’attendre de votre entreprise. Si vos tarifs et conditions ne figurent pas sur votre site ou dans votre e-mail de confirmation de rendez-vous, il est probable que les clients fassent une recherche sur Google ou Yelp, et qu’ils tombent sur des informations obsolètes.
Et vous ne voudriez certainement pas qu’ils aient le sentiment d’avoir été bernés ! C’est pourquoi il est important de communiquer clairement vos tarifs, et en particulier les augmentations et les frais appliqués en cas d’annulation tardive ou de non-présentation.
Rendez-vous Square vous permet d’inclure votre politique d’annulation et de non-présentation dans l’e-mail de confirmation envoyé aux clients après la prise d’un rendez-vous. (Vous pouvez modifier le contenu directement dans le tableau de bord Rendez-vous Square.) Vous pouvez également exiger que les clients saisissent un numéro de carte bancaire lors de la réservation et les informer que des frais seront prélevés, par exemple, s’ils annulent un rendez-vous moins de 24 heures à l’avance.
Réduisez les temps d’attente.
Si vos prélevez des frais lorsque vos clients sont en retard ou ne se présentent pas à un rendez-vous, il serait malhonnête de leur faire supporter des temps d’attente excessifs. Pour cela, vous pouvez personnaliser les calendriers de chaque employé à l’aide du logiciel de planification en ligne de Square. Par exemple, si vous savez qu’un employé a tendance à prendre plus de temps que la moyenne, veillez à lui octroyer un créneau plus large entre deux rendez-vous.
Parfois, les retards sont inévitables. Dans ce cas, vous devez veiller à en informer vos clients. Rendez-vous Square propose une fonctionnalité de notification des clients qui vous permet de les informer, par SMS ou par e-mail, de toute modification du rendez-vous. Si vous avez vraiment beaucoup de retard, vous pouvez proposer au client de reprogrammer le rendez-vous. Dans ce cas, il s’agira de se montrer extrêmement flexible. Vous pouvez, par exemple, appliquer une remise, voire leur offrir un ou deux produits pour vous excuser pour les désagréments.
Responsabilisez vos employés.
Si les plannings sont une source de stress pour vous et vos employés, vous pouvez leur donner le contrôle de leur calendrier en leur proposant un accès complet ou limité à Rendez-vous Square. Ils pourront ainsi entrer eux-mêmes leurs propres disponibilités, pauses et périodes de congé.
Et n’oubliez pas de mettre en valeur votre personnel en publiant des photos et des biographies sur votre site. En voyant l’expérience et les spécialités des membres de votre équipe, les clients pourront mieux décider avec qui ils souhaitent travailler, ce qui garantira de meilleurs résultats et permettra de fidéliser les clients.
Nous espérons qu’avec ces quelques conseils, planifier deviendra un jeu d’enfant.
Rendez-vous Square a été évalué comme l’un des produits logiciels pour salons de beauté les plus populaires, conviviaux et abordables par Capterra. Et si vous essayiez Rendez-vous Square pour pouvoir juger par vous-même ?