Les no-show ne sont jamais une bonne nouvelle. Cela perturbe évidemment votre planning mais, surtout, cela vous laisse avec un créneau inoccupé et un manque à gagner.
Heureusement, il y a quelques astuces à connaître pour prévenir les no-show. En fin d’année, pendant la période des fêtes, il est particulièrement important de tout mettre en œuvre pour vous assurer que tout se passe sans encombre. Voici donc quelques pistes pour prévenir les rendez-vous manqués.
Exigez la saisie d’une carte bancaire lors de la prise de rendez-vous.
C’est une simple question de logique : si vos clients se sentent en quelque sorte engagés, ils auront moins tendance à oublier. C’est pourquoi, notamment aux périodes les plus chargées, exiger la saisie d’une carte bancaire pour confirmer un rendez-vous peut être une bonne idée. La protection contre les no-show de Rendez-vous Square permet ainsi de demander aux clients d’entrer leurs informations de carte bancaire lors de la réservation. Vous pouvez également choisir d’appliquer des frais en cas de no-show ou d’annulation à la dernière minute.
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Présentez clairement votre politique d’annulation.
Assurez-vous de toujours présenter clairement votre politique d’annulation. En d’autres termes, vous devez communiquer sur ce point à chaque étape de la prise de rendez-vous en ligne, ainsi que dans tout e-mail de confirmation.
Rendez-vous Square vous permet de rédiger un message d’annulation personnalisé via le Tableau de bord, présenté aux clients après toute réservation en ligne ainsi que dans les e-mails de confirmation. Même dans le cas de la prise de rendez-vous par téléphone, il peut être judicieux de souligner votre politique. Cela incitera vos clients à noter leur rendez-vous dans leur agenda.
Envoyez des rappels par voie numérique.
Aussi sophistiquées soient elles, les cartes de rendez-vous distribuées aux clients finissent bien souvent au fond d’une poubelle. Les rappels numériques (autrement dit, les messages envoyés par e-mail ou SMS) sont bien plus efficaces, surtout à l’ère des smartphones.
Vous pouvez définir l’envoi automatique d’e-mails et de SMS de rappel directement depuis Rendez-vous Square, ainsi que combien de temps à l’avance vous souhaitez les envoyer. En règle générale, définir un rappel un à trois jours avant le rendez-vous constitue la stratégie la plus efficace.
Faites preuve de rigueur.
Montrez l’exemple. Si vous êtes toujours en retard, vos clients le remarqueront. Mais si vous êtes toujours à l’heure (ou que vous vous confondez en excuses en cas de retard), ils le noteront également. En bref, si vos clients savent que vous accordez de la valeur à leur temps, ils en feront de même.
En cas de retard, veillez donc toujours à prévenir vos clients le plus tôt possible (et à replanifier les rendez-vous le cas échéant). Rendez-vous Square inclut une fonctionnalité de notification client qui permet d’envoyer facilement un message par SMS ou par e-mail en cas de retard ou si vous devez replanifier un rendez-vous.
Assurez le suivi des no-show.
En cas de no-show, contactez chaque client pour effectuer un suivi. Cela peut être un peu chronophage, mais il est important de montrer que cela vous importe. Cela vous permettra en outre de replanifier le rendez-vous manqué.
Proposez un service client exceptionnel.
C’est on ne peut plus simple. Si vous proposez un excellent service et que vous cultivez un lien significatif avec vos clients, ils honoreront naturellement leurs rendez-vous (et se sentiront gênés dans le cas contraire).