Une estimation est un document de vente essentiel pour toute entreprise. En tant qu’entrepreneur, vous devez impérativement savoir ce qu’est une estimation, à quel moment vous devez l’établir et quelles informations inclure dans vos estimations. Découvrez dans cet article comment créer une estimation professionnelle.
À quoi sert une estimation ?
Une estimation est un document qu’un vendeur fournit à un acheteur pour lui proposer des biens ou des services à un prix donné, dans des conditions précises. Les estimations sont utilisées pour permettre à un acheteur potentiel de connaître le coût des biens ou des services avant qu’il ne s’engage à les acheter.
Une fois qu’un client a reçu une estimation, il peut soit l’accepter et poursuivre l’achat, soit choisir de ne pas poursuivre sa collaboration avec votre entreprise. Toutefois, il est généralement admis qu’un client s’engage à vendre et à payer un prix spécifique s’il accepte l’estimation.
Quand faut-il créer une estimation professionnelle ?
Les estimations sont généralement envoyées à la demande d’un client qui souhaite en savoir plus sur certains biens ou services avant d’effectuer un achat.
En tant que professionnel, il est important que vous envoyiez une estimation dès que possible. Les clients font souvent le tour des entreprises et demandent des estimations à plusieurs d’entre elles. L’envoi rapide d’une estimation vous aidera à devancer vos concurrents.
D’un autre côté, vous devez vous donner suffisamment de temps pour calculer avec précision vos coûts et votre marge. Vous devez faire de votre mieux pour éviter d’envoyer des estimations contenant des erreurs ou proposant un prix pour lequel vous ne pouvez pas vous engager.
Quelles informations doivent figurer sur une estimation ?
Les modèles d’estimation et de facture ont généralement la même structure et un format similaire. Il est utile d’indiquer clairement “Estimation” en haut du document pour le différencier des autres documents de vente.
Une estimation doit obligatoirement comprendre les éléments suivants :
*le nom et l’adresse de votre entreprise ;
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le statut et la forme juridique de l’entreprise (le numéro RCS pour un commerçant, ou le numéro au Répertoire des métiers pour un artisan) ;
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si votre entreprise est soumise à la TVA, vous devez également inclure votre numéro de TVA intracommunautaire dans votre estimation ;
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le nom et l’adresse du client ;
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un numéro d’estimation unique ;
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la date d’émission et la date d’expiration de l’estimation ;
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la description et les prix unitaires des produits/services ;
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la date de début et la durée de la prestation ;
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le montant total de la vente ;
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les conditions de règlement.
Si la vente comporte des remises, celles-ci doivent également figurer sur l’estimation. Vous pouvez même proposer une petite remise au client s’il accepte l’estimation rapidement. Le fonctionnement est alors similaire à celui d’un escompte : en offrant au client une petite économie s’il accepte l’estimation rapidement, vous pouvez souvent inciter les clients à agir et générer plus de revenus.
Quelques points de réflexion avant de faire une estimation
Avant de créer une estimation, vous devez comprendre exactement ce que veut votre client. Assurez-vous de disposer de suffisamment d’informations pour détailler l’étendue spécifique des prestations pour lesquelles vous établissez une estimation et pour que votre client ait une idée claire du travail que vous allez effectuer.
Assurez-vous que votre entreprise possède les compétences, l’expérience, les ressources et la disponibilité nécessaires pour répondre aux exigences du client.
Comprenez et tenez compte des coûts réels des matériaux, des ressources, de la main-d’œuvre, de la TVA et de la part des coûts opérationnels de l’entreprise. Vérifiez que les fournisseurs peuvent fournir les matériaux à temps et à un prix que vous pouvez majorer tout en restant compétitif.
Effectuez une étude de marché sur les prix de vos concurrents. Assurez-vous que vous pouvez fixer le prix de l’estimation à un niveau compétitif tout en réalisant un bon bénéfice.
Réfléchissez aux éventuels avantages ou inconvénients que comportent le travail pour lequel vous établissez l’estimation. Demandez-vous si cette opportunité apporte d’autres avantages à votre entreprise (c’est-à-dire des contrats répétés, des possibilités de recommandation, des possibilités de croissance et d’expansion, la possibilité d’employer plus de personnes). À l’inverse, vous devez aussi vous demander si le fait de remporter ce contrat ne risque pas de mettre à mal votre trésorerie ou vos ressources.
Où trouver de bons modèles d’estimations ?
Il est possible de trouver de bons modèles d’estimations gratuites en ligne. Si vous choisissez d’utiliser ce type de document, vous devrez renseigner toutes vos estimations de façon manuelle.
Pour gagner du temps, de nombreux entrepreneurs utilisent un logiciel de facturation professionnel. Par exemple, le logiciel de facturation gratuit de Square permet également de créer des estimations. Une fois acceptée, l’estimation peut facilement être transformée en facture. Vous bénéficiez ainsi d’un processus parfaitement optimisé.