Quels sont les frais généraux ?

Les frais généraux sont un terme comptable qui désignent tous les coûts de fonctionnement d’une entreprise, dans le cadre de son activité, à l’exception du coût de la main d’œuvre (les salaires et les charges sociales correspondantes) et du coût des matières premières ou des matériaux utilisés.

S’ils figurent dans le journal des achats de l’entreprise, ils relèvent de la comptabilité de gestion, ou comptabilité analytique, et non de la comptabilité générale : ils n’apparaissent ni dans le bilan comptable ni dans le compte de résultat.

Pour entrer dans le détail, et revenir sur des notions que nous avons déjà expliquées, les frais généraux comprennent :

• les charges fixes, ou frais fixes : loyers, frais d’entretien, abonnements, etc.

• les charges variables, ou frais variables : frais de déplacement, frais de packaging, contrat des sous-traitance, etc.

• les charges mixtes, également appelées semi-fixes ou semi-variables, dont une part est fixe et l’autre variable, à l’exemple d’une facture d’énergie ou de télécommunication.

Pourquoi évaluer les frais généraux ?

Pour des raisons fiscales :

• Tout d’abord, il est important de rappeler que toutes les charges diminuent le bénéfice de l’exercice. Il faut toutefois qu’elles respectent certaines conditions, notamment être justifiées pour l’activité de l’entreprise : les frais personnels ne peuvent pas être pris en compte. Pour leur enregistrement comptable, il est important de conserver toutes les pièces justificatives correspondant à ces dépenses.

• Il faut également savoir que certaines entreprises sont tenues de fournir un relevé de frais généraux dans leurs déclarations aux services des impôts des entreprises. C’est le cas de toutes les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés et de celles soumises à l’impôt sur le revenu si elles ont opté pour le régime du bénéfice réel en Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC). Il s’agit d’un moyen de vérifier les dépenses et les rémunérations les plus élevées de ces entreprises afin d’éviter d’éventuels abus, notamment en ce qui concerne les notes de frais.

Pour des raisons de gestion :

Il est important pour un dirigeant de connaître et surveiller les frais généraux car ils constituent une partie importante du budget de l’entreprise. Contrôler les dépenses est tout simplement un moyen de préserver sa trésorerie et donc de s’assurer que toutes les charges seront toujours bien couvertes. Et il existe de nombreux moyens de diminuer ses dépenses pour optimiser les frais généraux.

Comment optimiser ses frais généraux ?

Voici quelques conseils pratiques de gestion afin de limiter vos dépenses, sans nécessairement avoir recours à un contrôle de gestion :

• Faites jouer la concurrence : n’hésitez pas à demander plusieurs devis pour vos commandes de marchandises ou de matières premières, comme à chaque fois que vous sous-traitez. Vous pourrez ainsi trouver le meilleur prix entre plusieurs fournisseurs ou prestataires, puisque ce conseil peut même s’appliquer à votre établissement bancaire ou votre cabinet d’expert-comptable. En trouvant le meilleur rapport qualité/prix, vous pourriez faire des économies substantielles.

• Demandez l’avis d’un courtier : puisque nous parlions des banques, n’hésitez pas à vous adresser à un courtier lorsque vous chercherez le meilleur contrat d’assurance ou un prêt le plus intéressant possible.

• Nouez des relations de confiance avec vos fournisseurs : plus vous commanderez à un fournisseur, en quantité ou en régularité, plus vous pourrez bénéficier de tarifs avantageux. À vous de faire le calcul pour tirer votre épingle du jeu.

• Mutualisez les achats : de plus en plus de centrales d’achat permettent à des entreprises de bénéficier de tarifs intéressants en groupant leurs commandes.

• Responsabilisez vos salariés : si vous souhaitez faire des économies sur les dépenses de l’entreprise, il est important de sensibiliser tous vous salariés sur ce point. En influant sur leurs comportements professionnels, vous pourrez facilement éviter le gaspillage et réduire les frais.

• Évitez les dépenses inutiles : en tant que dirigeant d’une entreprise, vous devrez également rationaliser les dépenses, après les avoir étudiées de près. Une solution facile consiste à avoir recours à la dématérialisation des documents et des procédures.

• Suivez votre comptabilité de près : ce n’est pas parce que vous avez recours au service d’un comptable que vous ne devez plus vous occuper de rien. Au contraire, en comprenant son travail, et en suivant vos dépenses et vos recettes, vous ne pourrez que mieux gérer votre société.

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