Créer des profils d’employé pour Rendez-vous Square
Créez des profils d’employé qui vous permettront de préciser les services offerts, de gérer les rendez-vous et de traiter les paiements. N’oubliez pas : Rendez-vous pour particuliers est gratuit, mais dès lors que vous créez un profil d’employé, nous facturerons des frais d’abonnement mensuels.
Créer un profil d’employé affecté aux réservations
À partir de Personnel, cliquez sur Ajouter un employé pour créer un nouveau membre du personnel. Ajoutez ses coordonnées et personnalisez les paramètres le concernant.
La création du membre du personnel entraîne son ajout automatique à votre Liste des employés. Si l’employé a déjà un profil, il vous sera proposé de l’ajouter comme membre du personnel dans Rendez-vous. La Visibilité aux réservations en ligne sera automatiquement activée afin que les clients puissent prendre rendez-vous avec le membre du personnel.
Personnaliser les paramètres de l’employé
Définir les autorisations de l’employé
Lorsque vous créez un membre du personnel, vous pouvez restreindre son accès au calendrier de Rendez-vous et au point de vente grâce aux Autorisations des employés de Square.
Les groupes d’autorisation qui suivent figurent par défaut dans le système et ont différents niveaux d’accès au calendrier de Rendez-vous et au point de vente :
Fournisseur de services : Autorise l’employé à gérer son propre calendrier.
Réception : Donne accès aux calendriers de tous les employés.
Gestionnaire : Donne accès à tous les calendriers et aux données du compte. Les employés qui ont le rôle de Gestionnaire peuvent aussi synchroniser leur agenda Google personnel avec Rendez-vous Square.
Remarque : L’accès restreint des trois groupes d’autorisation ci-dessus au point de vente mobile sera automatiquement activé. Les membres du personnel auront aussi accès à leur calendrier, à leur liste de clients et à une page de détails en ligne sur leurs rendez-vous si l’accès au Tableau de bord est activé.
Si vous créez un nouveau groupe, vous devrez vous assurer de régler manuellement ce paramètre afin d’autoriser l’accès de votre personnel à l’application Rendez-vous.
Lorsque vous aurez créé le profil d’un employé, il recevra un courriel d’invitation à créer ses identifiants uniques dans votre compte Rendez-vous. La création d’identifiants permet à l’employé d’accéder à sa propre application Rendez-vous, dans lequel se trouvent son calendrier et ses clients.
Votre personnel n’aura pas accès aux paramètres du compte. Les employés recevront des avis par courriel en cas de demande de rendez-vous. Si vous êtes un employé, vous pouvez en savoir plus sur la gestion de vos rendez-vous et de vos clients.
Remarque : Pour l’activation de ses identifiants, chaque nouveau membre du personnel devra être invité au moyen d’une adresse courriel unique. Si vous activez ses identifiants et que l’employé a déjà créé son propre compte Square ou un compte d’employé mobile, il devra utiliser une autre adresse courriel pour son compte d’employé dans Rendez-vous ou désactiver le compte créé précédemment.
Activer les notifications personnalisées pour le personnel
Lorsque vous création du personnel, réglez leurs paramètres de notification de sorte qu’ils reçoivent des courriels et des avis par texto en cas de nouveau rendez-vous ou d’un rendez-vous qui approche. Sélectionnez Envoi d’une copie au titulaire pour que chaque notification soit envoyée non seulement à l’employé qui a un rendez-vous, mais aussi au titulaire du compte.
Remarque : Si le titulaire du compte ou un employé disposant de l’accès total prend un rendez-vous pour un autre employé, l’étape de mise en attente du rendez-vous est omise, et le rendez-vous est automatiquement accepté et inscrit au calendrier de l’employé. Celui-ci et le client recevront un avis de confirmation de rendez-vous.